A gazdasági szervezetek egyre szélesebb körben digitalizálják üzleti tevékenységeiket. Ez alól a HR területe sem kivétel, érdekes módon azonban az idő-, és jelenléti nyilvántartási rendszerek manapság még mindig nem képeznek prioritást. Márpedig a papíralapú megoldások felett lassan eljár az idő, ráadásul a hibrid munkavégzés körülményei között ezeket gyakorlatilag nem is lehet alkalmazni.

Az elemzések és a sok évnyi gyakorlati tapasztalat azt mutatja, hogy a látszólag "nem fontos, nem elsőrangú feladatok" digitalizálása is számos előnnyel jár, mind a munkavállaló, mind pedig az érintett cég számára.

Hogy miért is nem jó ötlet a papíralapú munkaidő-nyilvántartás a mai digitális világban, és milyen előnyökkel jár az átállás, arra hozunk most fel írásunkban néhány megfontolandó példát.

Alkalmazásával kiküszöbölhetők a bérszámfejtési anomáliák

A papíralapú munkalapok sokféleképpen eredményezhetnek bérszámfejtési hibákat. Már a kitöltés során akadhatnak egyszerű figyelmetlenségből adódódó emberi hibák, az olvashatatlan kézírás, a véletlen elírások, a helytelen kitöltés könnyen félreviszik a későbbi folyamatokat.

A digitális megoldások könnyebben átláthatók, alkalmazásukkal a munkavállalók sokkal nehezebben írnak be téves időpontokat akár érkezéskor, akár távozáskor.

Az alkalmazás emlékezteti a munkavállalókat a be- és kijelentkezésre, az alkalmazottak sokkal nehezebben írnak be fals adatokat érkezéskor, vagy távozáskor, nem keverednek el a munkaidő-nyilvántartások, az adatok pedig pontosan, a valóságnak megfelelően legfőképpen időben jutnak el a HR-osztályra.

A papír alapú munkaidőnyilvántartás használhatatlanná vált a home office viszonyai között

A jelenlét és munkaidőnyilvántartás megoldásért kiált olyan esetekben is, amikor valaki otthon indítja a munkanapját (ugyanakkor ezt néha vegyíti egy kis bejárással), vagyis ezek a hibrid munkavégzési helyzetek ugyanúgy kezelendők, mint a korábbi időkben.

A home office-ban történő munkavégzésnél ugyanúgy szükség van arra, hogy a munkáltató tisztában legyen azzal, dolgozója mikor kezd bele, és mikor végez feladataival,  hogyan túlórázik, és milyen gyakran hiányzik. A  munkavállaló éppen aktuális státusza, valamint holléte követehető kell, hogy legyen elsődlegesen a kollégák, míg másodlagosan a cég számára.

Könnyen belátható, hogy a távmunka, vagy a hibrid munkavégzés körülményei között mindez papíralapon egyszerűen kivitelezhetetlen. Ebben az esetben egyedül a digitális megoldás jöhet szóba.

Megszüntethető a papír alapú munkaidő-nyilvántartás negatív hatása a munka-termelékenységre

Egyes felmérések szerint a szabadságok, a betegszabadságok, az üzleti utak, a túlórák, hiányzások nyilvántartása még nagyon sok esetben és helyen papír alapon történik; ennek számtalan oka lehet, kezdve a megszokástól, de nem elhanyagolható tényező az sem, hogy a munkavállaló nem látja át: a digitális munkaidő-, és jelenlét-menedzsment alkalmazásával ő maga is képes hozzájárulni, sőt érdemben javítani a vállalat termelékenységét.

A papír alapú adatlapokhoz képest a távollétek digitálisan történő rögzítése jelentősen gyorsabbá, eredményesebbé, egyszerűbbé és hibamentesebbé teszi a munkát, közvetve így pozitív hatása van a munka termelékenységére is.

Lehetőség a hatékony munkaerőgazdálkodásra

A digitalizált munkaidő-nyilvántartás sokkal hatékonyabb, lényegében valós idejű munkaerő gazdálkodást tesz lehetővé, amire a papír alapú nyilvántartás – már csak az alkalmazott manuális módszer miatt is – alkalmatlan.

Ha például a HR osztály számára egyértelművé válik, hogy a betegszabadságolások, vagy éppen a szimpla hiányzások miatt munkaerőhiány lépett fel a cég egyik részlegében, vagy máshol a mérhetetlen túlóra okoz feszültséget, azonnal lépni tud, újra oszthatja az alkalmazottakat, a korlátozottan rendelkezésre álló munka-erőforrásokkal jobban gazdálkodhat.

A tervezők valós időben ütemezhetik a munkaidőt az alkalmazottak kívánságai, valamint a cég üzleti igényei szerint, ez pedig mindenki számára mérhető haszonnal, egyértelmű gazdasági előnnyel jár.

Könnyebb megfelelni a digitális munkaidő-nyilvántartási igényeknek, ráadásul ez már uniós előírás is

Egy friss felmérés szerint cégek több mint egyharmadának (35,5%) nincs rálátása arra, hogy egy adott napon hány alkalmazott tartózkodik a munkahelyen és ők mikor érkeztek dolgozni, és pontosan mikor is távoznak onnan. Ennek az az oka, hogy egyáltalán nem követik nyomon az alkalmazottak munka idejét. A távmunka körülményei között ez pedig még inkább igaz.

Ez a gyakorlat azonban egy uniós jogszabály értelmében 2021 óta már nem is tartható, mivel a legutóbbi európai szabályozás megköveteli az érkezések és távozások pontos nyomon követését és rögzítését.

Az Alapjogi Charta értelmében az EU-tagállamoknak biztosítaniuk kell, hogy a munkavállalók ténylegesen részesüljenek ezekből a jogokból, olyan megbízható és hozzáférhető rendszer felállításával, amely lehetővé teszi az egyes munkavállalók által ledolgozott idő pontos mérését.

A fenti pontok rámutatnak, a cégeknek érdemes minél hamarabb átállni a digitális megoldásokra a jelenlét és munkaidőnyilvántartás területén. Számos időrabló munkafolyamat automatizálásra kerül, pontosabb adatokhoz juthatnak hozzá a cég vezetői, és növelhetik a munkavégzés hatékonyságát hibrid munkavégzés esetén is.

Hibrid munkaidőnyilvántartás bemutatás

A fenti cikk a hibrid munkavégzést is támogató TabLog mobiltelefonos munkaidő-, és jelenlét nyilvántartás szolgáltatásának támogatásával jött létre. Ha tetszett a fenti téma, iratkozz fel a hírlevelünkre, hogy értesülhess a legújabb témákról, illetve ha felmerül bármilyen kérdésed, keress meg minket az alábbi elérhetőségen keresztül.