A járvány következtében kialakultak új, hibrid munkavégzési modellek, sőt egyes cégeknél az összes dolgozó home office-ban végzi a munkáját. Azonban hiába jelentek meg az új modellek, ha mellette továbbra is fennmaradtak a törvényi kötelezettségek a munkaidőnyilvántartással kapcsolatban, melyet a napi bejárásra találtak ki. Ezt a problémát oldja meg az idén az Év Okosiroda Megoldásának választott munkaidőnyilvántartási rendszer.
Szakértők szerint egy 20 fős céget képesek még átlátni a cégvezetők. Ennél nagyobb létszámnál azonban már nehézkessé válik pontos képet alkotni, honnan dolgoznak a munkavállalók, illetve mikor kezdik el, mikor fejezik be a munkaidejüket.
Emellett a munkáltatóknak eleget kell tenniük a munkaidővel és pihenőidővel kapcsolatosan fontos adminisztratív kötelezettségeknek, mint a munkaidő-nyilvántartás vezetése. A Munka Törvénykönyve szerint, a munkáltató köteles nyilvántartani a rendes és a rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság tartamát. A nyilvántartásból naprakészen megállapíthatónak kell lennie a teljesített rendes és rendkívüli munkaidő, valamint a készenlét kezdő és befejező időpontjának is. Magasabb létszám esetén ez egy rendkívül időigényes feladat, főleg azoknál a cégeknél, ahol a belépések és a kilépések rögzítését még manuálisan végzik el. A home office-ban végzett munkáknál még nehezebb a helyzet, mivel utólagosan, bemondás alapján történik a munkaidő nyilvántartása.
Az irodai munkaidő mérése a fenti kötelezettségek egy részére megoldást kínál, és számos előnnyel jár egy cég számára. A munkaidőmérés legnagyobb pozitívuma, hogy nyomon követhető a dolgozók jelenléte, csökkenti a késések és a korábbi munkabefejezések miatt kiesett órákat, és növeli a munkaidő pontos betartását. Az előnyöknél érdemes kiemelni további előnyöket.
1. Pontos adatokkal rendelkezik a cégvezető a munkakezdésekről, és ezen keresztül minden egyes munkavállalóról.
2. Megszünteti az eddigi manuális, munkaidőrögzítéssel kapcsolatos adminisztrációt.
3. A munkaerő allokáció tervezhetőbbé válik. A munkaidőnyilvántartás kimutatja, melyik terület, melyik időszakban igényel nagyobb munkaerőt.
Hiába került azonban bevezetésre számos helyen a munkaidőmérés, a cégek számára elképesztő kihívássá vált, hogy lekezeljék a különböző munkavégzési modellek alapján dolgozó munkavállalókat. A megváltozott munkakörülmények okozta problémák jó részére azonban már születtek válaszok és megoldások, amelyekkel a cégek reagálhatnak az új kihívásokra, és fenntarthatják, sőt javíthatják hatékonyságukat.
Az egyik ilyen megoldás a TabLog Work szolgáltatás, mely egy sokoldalú – a hibrid munkavégzést is támogató – munkaidőnyilvántartó-rendszer. A termék 2021-ben elnyerte az „Év Irodai Okosmegolása” díjat. Nem véletlenül, ugyanis segítségével leegyszerűsödik a munkaidőnyilvántartás, és követhetőbbé, tervezhetőbbé válik a munkával töltött idő.
A kollégának mindössze egy mobilapplikációt kell letölteniük és a későbbiekben használniuk. A munkaidő rögzítése két módon történhet. Az irodában elhelyezett tableten futó TabLog Work Kiosk alkalmazáson keresztül vagy otthoni munkavégzés esetén a mobilos applikációban indíthatják el munkakezdésüket, illetve rögzíthetik a munkaidejük befejezését.
A munkaidő rögzítésen kívül a rendszer aktív státuszkövetés funkciója lehetővé teszi a kollégák számára, hogy pontosan tudják, ki éppen honnan dolgozik és mikor elérhető. A megoldás elősegíti az együttműködést és az effektív munkavégzést.
Az elmúlt időszakban a vállalkozások nagyon sok nehézségen mentek keresztül, amelyből nagyon sokat is tanulhattak. A versenyképesség megőrzésének fontos eleméve vált a megváltozott munkakörülményekre választ kínáló megoldások alkalmazása, bevezetése. A TabLog célja, hogy megkönnyítse a munkaadók adminisztratív tevékenységeinek elvégzését és javítsa a cégek hatékonyságát a megváltozott munkakörülményekhez igazodva.
