A papírmentes iroda kialakítása már nem elérhetetlen és jóval többről szól, mint a kevesebb papírfelhasználásról. A megtakarítások érintik az eszközbeszerzéseket, a karbantartások költségeit és a munkaidő ráfordításokat is.

Azon túl, hogy az irodai munkák az online alkalmazásokkal gyorsabbá, praktikusabbá, hatékonyabbá tehetők, érdemes megvizsgálni, miféle nagyobb, akár egyetemesebb kényszerek állnak a szükségszerű váltás mögött.

Az emberiség egyre nagyobb méretűvé növekvő ökológiai lábnyoma, a radikálisan megnövekedett környezeti terhelés akkor válik igazán érthetővé, kézzelfoghatóvá, ha megnézzük, konkrétan a hétköznapok  szintéjén miből is tevődnek össze ezek a jelenségek.

Csak két, egészen megdöbbentő statisztikai adat: a szemétlerakók hulladékának több mint 25 százalékát a mai napig a papírok teszik ki, és bár sok forrás táplálja ezt a hatalmas papírhulladék mennyiséget, az sem elhanyagolható tényező, hogy az irodákban egy adott napon a nyomtatott anyagok átlagosan 50 százaléka a nap végére általában a szemetesben végzi.

És hiába az internet, az online technológia terjedése az irodákban is, ha a papírhasználat továbbra is dinamikusan növekszik világszerte. A tavalyi évben például valamivel több, mint 7 százalékkal nőtt a felhasznált papír mennyisége a megelőző évhez képest.

Valamiféle elmozdulásra tehát mindenképpen szükség van a környezet védelme érdekében, de a nagy, globális célok mellett egyre nagyobb az igény egy ésszerűbb és hatékonyabb, valamint gyorsabb és biztonságosabb irodai munka megteremtése érdekében.  

Költségcsökkentő tényezők

Bár a papírmentes irodára való átállás nem megy egyik napról a másikra, a változás megéri az erőfeszítést, hiszen hosszabb, de már középtávon is komoly előnyökkel jár a kezdeményezés. Ráadásul nem feltétlenül érdemes rögtön a 100%-ra törekedni. Ha sikerül 80-90%-kal lecsökkenteni a papírfelhasználást, már azzal is jelentős változásokat érhetünk el.

Eszközbeszerzéseken és karbantartási munkákon elérhető megtakarítások

Érdekesség, hogy a papír megtakarítás költsége elenyésző más költségekhez képest. Ha csak a nyomtatáshoz kapcsolódó költségeket nézzük, akkor megjelennek a toner, nyomtató-karbantartás és a tárolóeszközök költségein elérhető megtakarítások. Emellett, ha minél kevesebbet használjuk az adott eszközöket, annál inkább megnő az élettartamuk, illetve lecsökken az újbóli beszerzés igénye.

Munkaerő megtakarítás

A legnagyobb irodai költség minden esetben a dolgozók munkabére. A folyamatok automatizálásával, papírmentessé tételével ezek munkavégzések jelentősen felgyorsulhatnak, időt takarthatunk meg. Mára már lassan feledésbe merülhetnek azok az idők, amikor egy iratszekrényben kotorászva kellett megtalálni az éppen szükséges iratokat.

Az elektronikus dokumentumkezeléssel mindössze néhány kattintásra van ahhoz szükség, hogy válogatni tudjunk a fájlok között, és egyszerűen megtalálhatják, amire szükség van.

Biztonságos hozzáférés

A biztonságos hozzáférés nem feltétlenül költségcsökkentő tényező, viszont egy addicionális plusz. Az elektronikus dokumentumkezelési platformokra bármikor, bárhonnan bejelentkezhetnek a cég munkatársai, a hozzáférés ugyanakkor csak a megfelelő jogosultságokkal rendelkező személyek számára adott. Egy erős felhasználónév és jelszó egyértelműen biztonságosabb, mint egy hagyományos, kulcsra zárható, lelakatolt iratszekrény!

Csökkenthető irodaterület

A dolgozók munkabére mellett a másik jelentős költségtényező, az iroda bérleti díja. A nyomtatók és az iratszekrények értékes irodaterületet foglalnak el. A papírmentes irodai működés gyakorlatilag ezeket a fizikai akadályokat kiküszöböli ki, és értékes helyeket szabadít fel minden más számára, illetve akár egy optimalizáltabb méretű iroda bérlését teszi lehetővé.

 

Tippek a papírmentes iroda kialakításához

 

1. Jegyzeteljünk elektronikusan

Ha digitálisan jegyzetelünk, megkíméljük magunkat és áttételesen a céget is attól, hogy hatalmas papírhalmok keletkezzenek, amik végül szükségszerűen a szemetesben végzik. De érdemes arra is gondolni, hogy a papírra jegyzetelt információknak, adatoknak valamiképp át kell kerülniük az iroda digitális rendszerébe, a másolás pedig szükségképpen túlmunkával jár és időpocsékolás is. A rendelkezésre álló alkalmazásokkal (a Microsoft OneNote, a GoodNotes és az Evernote) elkészített digitális jegyzeteket ráadásul azonnal megoszthatjuk különböző platformokon, szerkeszthető felhasználókat adhatunk hozzá, és szükség esetén a prezentációs anyagot is elkészíthetjük belőle.

2. Névjegykártyák rögzítése, másként

Apró dolognak tűnik, de még sem elhanyagolható: a névjegykártyák gyűjtése, tárolása néha megoldhatatlan feladat elé állítja birtoklóját. Képzeljünk el egy nemzetközi rendezvényt, legyen az konferencia, vagy éppen egy szakvásár, és adjuk mindehhez hozzá azt a megszámlálhatatlan személyes találkozást, amivel egy ilyen alkalom jár. A névjegyek csak gyűlnek, dagad a pénztárca, jobb esetben a névjegytartó, a szállóban aztán már szét is szóródnak, elhagyja őket az ember, és mire hazaérünk, már azt sem tudjuk, melyik kártyához kit is, milyen arcot és személyt társítsunk.

Bizonyos alkalmazások (pl. a CamCard és az ABBYY, OCR-Optical Character Recognition) olyan technológiát használnak, amely megkönnyíti a névjegykártyák gyors beolvasását és okostelefonon tárolását, rendszerezését, kereshetőségét.

3. A felhőmegosztó alkalmazások előnye

Nemcsak könnyebb hozzáférést biztosíthatunk a dokumentumokhoz, hanem egyszerűbbé és gyorsabbá válik a keresés, amikor szükségünk van régebbi dokumentumokra. Emellett helyet is megtakarítanunk az irodában, ha az iratszekrényeket digitális fájlmegosztó rendszerekkel cseréljük le, olyanokkal, mint például a Google Drive, a Dropbox, vagy a Microsoft Office Sharepoint.

4. Jelenlét és munkaidőnyilvántartás vezetése elektronikusan

Már számos papírnélküli megoldás létezik a jelenlétek nyilvántartására. A legújabb fejlesztésű felhőalapú rendszerek már a hibrid munkavégzést is képesek kezelni. A munkavállalók egy applikáció segítségével indíthatják el és zárhatják le a munkavégzésüket akár az irodából, akár távmunkából.

Ráadásul a magyar fejlesztésű Tablog jelenlét és munkaidőnyilvántartó rendszere nemcsak a papíralapú jelenléti íveket, hanem a kulcsokat kiválthatja egy irodában.

 

5. A feladat- és projektmenedzsment alkalmazásával csökkenthető a post-itek, a teendőlisták és a nyomtatott ütemtervek száma

A feladatok és projektek irányítása a legtöbb esetben a munkavállaló napi rutinjának jelentős részét teszik ki. Sokan még mindig post-itek vagy to-do listákat használnak ezek fejben tartására és nyomon követésére. Az olyan alkalmazások, mint a Trello, az Asana vagy a Monday.com lehetővé teszik a feladatok hatékonyabb és papírmentes kezelését. Emellett nagyszerűen alkalmazhatók az ütemtervek és a teljesítések nyomon követésére, sőt a felelősségek több eszköz és platform között történő elosztására is.

5. Elmúlt a nyomtatott szerződések ideje, jön viszont a digitális szerződések, az e-aláírások kora

Az Adobe sign, vagy a DocuSign alkalmazásokkal kiválthatjuk a papír-alapú, nyomtatott jogi dokumentumokat, szerződéseket, ezek ugyanis digitálisan is bizonytó érvénnyel bírnak.

Érdemes ezeket az alkalmazásokat fájlkezelő rendszerekkel, például a Google Drive-val, vagy a Dropbox-szal együtt használni, amelyek felhasználói hozzáférés-vezérléssel biztosítják a megfelelő hozzáférést kizárólag az érintett személyekhez.

6. Levelek helyett küldjünk e-maileket

A papíralapon folytatott levelezés meglepően sok papírhulladékot termel.

Meglepően sok cég továbbra is papírpostát használ ügyfelei eléréséhez, így tájékoztatják őket a cégben történt változásokról, így küldik ki a számlákat, fizetési és egyéb felszólításokat, postáznak promóciós anyagokat, emlékeztetőket, meghívókat, és még sorolhatnánk.

Ezek e-maillel történő kiváltása egyszerű és gyors, ráadásul azonnali költség megtakarítással is jár.

7. Használjunk online számlázást

A papíralapú számlák, csekkek gyorsan, jelentős mennyiségű papírhulladékot eredményezhetnek, ugyanakkor potenciális biztonsági problémákat is okozhatnak. Érdemes mindezt valamilyen számlázó program kiváltani mihamarabb.

8. Használjunk kettős vagy többmonitoros beállítást

Amikor fontos projekten dolgozunk, előfordul, hogy bizonyos dokumentumokat kinyomtatunk, hogy a számítógépen abból dolgozzunk. Ez azonban jelentős mennyiségű papír felhasználásával jár, ami a nap végén – nagy valószínűséggel - a szemetesben végzi.

Érdemes tehát legalább két monitort alkalmazni, ami könnyebbé és áttekinthetőbbé teszi a munkát anélkül, hogy a szükséges dokumentumokat kinyomtatnánk.

Nem könnyű átállni egyik napról a másikra a papíralapú irodai munkavégzésre. Pontos tervezést, széleskörű tájékoztatást és képzéseket kíván meg a cégvezetők részéről, viszont már rövid távon jelentős változásokat érhetünk el. Ne késlekedj, valósítsd meg minél előbb a papírnélküli, magasabb hatékonysági fokkal működő 21. századi irodát.

Papírnélküli jelenlét nyilvántartó bemutatása

A fenti cikk a hibrid munkavégzést is támogató TabLog mobiltelefonos munkaidő-, és jelenlét nyilvántartás szolgáltatásának támogatásával jött létre. Ha tetszett a fenti téma, iratkozz fel a hírlevelünkre, hogy értesülhess a legújabb témákról, illetve ha felmerül bármilyen kérdésed, keress meg minket az alábbi elérhetőségen keresztül.