Sok vezetőben felmerülnek kétségek, tud-e annyira hatékonyan működni az otthoni munkavégzés, mint a munkahelyi. A kétségek ellenére azonban nem marad sok választási lehetőségük. A negyedik hullám következménye, hogy részben vagy teljes egészében az irodai munkavégzés újból átkerült az otthoni környezetbe.
Számos tanulmány született arról, hogyan javíthatjuk a munka hatékonyságát otthoni munkavégzésnél. Összegyűjtöttük a 4 legfontosabb tényezőt.
1. Ahogy a mondás tartja, minden fejben dől el. Nevezzünk ki egy munkasarkot, ahol úgy érezzük, hogy képesek vagyunk hatékonyan dolgozni. Alakítsuk ki a legideálisabb munkakörnyezetet otthonunkban. Fontos, ne keverjük a különböző funkciójú tereket, bútorokat. Az agyunkban az ágy az alvással, a kanapé a pihenéssel kapcsolódik össze. Keressünk egy olyan teret, ami egyértelműen a munkavégzéssel kapcsolódik össze. Ha ez sikerült, akkor már megtaníthatjuk rá az agyunkat, hogy itt hozza ki magából a legjobb teljesítményt.
Ez elméletben működőképesnek tűnik, mégis, hogyan vegyük rá kollégáinkat, hogy megteremtsék maguknak az ideális otthoni munkakörnyezetet? Megoldás lehet, ha rendezünk egy „mutasd be az otthoni irodádat” versenyt, amihez kitalálunk vonzó díjakat. Így játékos formában elérhetjük, bemutassák környezetüket. Sőt, a bemutatásnál kérhetünk tőlük javaslatokat az ideális otthoni környezet kialakításához, melyeket megoszthatunk a csapat többi tagjával.
2. Teremtsük meg a napi rutint. Az emberi agynak szüksége van egy keretrendszere, szüksége van egy jelre, hogy elstartolt a munka. Ez magától értetődik, amikor megérkezünk a munkahelyünkre, viszont otthon pont az ellenkezője valósulhat meg. Előfordulhat, hogy 5 perccel a meeting kezdete előtt kelünk fel, még pizsamában ülünk a géphez, esetleg az ágyból végezzük a munkát. Hajlamosak vagyunk engedményeket tenni magunknak, melyek mind a hatékony munkavégzés rovására mehetnek.
A hatékony munkavégzés egyik alapfeltétele a munka elindításának (és befejezésének) rutinja. Kérdés viszont, hogyan alakíthatunk ki a munkahelyihez hasonló vagy akár jobb menetrendet otthonunkban? Ebben segít a TabLog Work applikáció, mely leképzi a munkahelyi beléptetést otthoni környezetre is. Az applikáción keresztül elindíthatjuk majd befejezhetjük a munkanapot, ezzel is keretet adva a feladatoknak. A rendszer segít átlátni, elérhetők-e a kollégák, illetve megmutatja, hogy hibrid munkavégzés esetén ki dolgozik az irodából, ki végzi otthonról a munkáját.
3. Tudatosítsd a figyelmedet elvonó tevékenységeket, és ütemezd be, mikor fordítasz rájuk figyelmet.. Ilyen tevékenység lehet a teregetés, a mosógép kipakolása, a háziállattal foglalkozás, a zenehallgatás vagy a social média. Számos dolog megzavarhatja otthon a figyelmed. Érdemes összeállítanod egy listát, majd meghatároznod, mikor foglalkozol ezekkel. Senki sem tud folyamatosan, 100%-os teljesítményt nyújtani. Az agynak is szüksége van pihenők beiktatására. Ilyenkor egy teregetés is csodákra képesi. A megoldandó feladatok bekerülnek a tudatalattidba, majd az eltérő munkavégzés után, sokkal könnyebben juthatsz el a megoldáshoz.
4. Teremts alkalmat a kollégákkal történő kapcsolattartásra. A home office egyik nagy hátránya, hogy egyedül vagy, és senki sem szereti magányos harcosként végezni a munkáját. Vannak feladatok, amelyeket hatékonyabban tudunk az otthon csendjében elvégezni, de hosszú távon ez a fajta elszigeteltség a hatékonyság romláshoz vezethet. Az ember közösségi lény. A személyes együttlét nem helyettesítő otthon, mégis részben pótolható. Hozzunk létre virtuális eseményeket, amikor együtt lehetünk kollégáinkkal. Ezeket az eseményeket építsük bele fixen a heti menetrendbe. A feladatok átbeszélését a hét elejére, a hét másik felében tartsunk egy közös, kötetlen reggeli kávézást. A feladatokat beszéljük át minél többször szóban, kerüljük a csak emailen történő kommunikálást. A szóbeli visszajelzések, a közös együtt-gondolkodások mind elősegítik, hogy ne érezzük magunkat kirekesztve, megmaradjon a közösséghez tartozás élménye.
Az irodai munkavégzésről nem minden esetben könnyű átállni a home office-ra, viszont pár egyszerű változtatással ki lehet alakítani az ideális munkahelyet, az ideális munkarendet. A fenti tippek segítenek megtalálni, mi működik legjobban számodra, illetve csapatod számára.
