A legtöbb cégnél a mai napig a recepciós munkája egy fokozottan élőmunka igényes feladat, holott már részben, sőt akár egészben kiváltható automatizált technológiákkal és a munkafeladatok átszervezésével. A költségmegtakarítás, a jobb helykihasználás szempontjai is egyre inkább az automatizálás irányába tolják a cégeket.
A recepciós munkaköri leírásában egy tucatnál is több feladat felsorolásával találkozhatunk, ám ezek közül jelenleg – ahogy a múltban is – a legidőigényesebb feladatnak az alapfeladat, vagyis a vendégekkel való foglalatosság számít. A vendégérkeztetés ugyanakkor nem csak temérdek idő, de komoly odafigyelést, és – ha valóban jól akarjuk csinálni – komoly érzelmi intelligenciát is feltételez; paradox módon ugyanakkor ez az alapvető emberi kvalitásokat igénylő munkakör manapság már nem igényel semmilyen személyes jelenlétet, az emberi munkaerő kiiktatható, a szükséges feladatok jó részét a számítógépek már elvégzik.
Első lépésként nézzük meg, miként lehetne magasabb szintre emelni a vendégérkeztetést a rendelkezésre álló, modern rendszerek segítségével.
Hogyan zajlik ma egy vendégérkezés?
Az irodaház recepcióján bejelentkezik a vendég. A recepciós felveszi az illető adatait, majd felengedik a céghez. Itt egy újabb tortúra veszi kezdetét: a cég recepciójánál is üdvözlik, megkérdezik tőle, kit keres, ezt követően a céges recepciós értesíti a meghívó kollégát, végül a happy-end: a vendég és a meghívó fél találkozik.
Hogyan zajlik mindez a jövőben?
Az irodaház recepcióján elhelyezett tableten a vendég saját magát érkezteti egy QR kód beolvasásával. Az irodaházi recepciósok a saját tabletjükön látják, melyik céghez, kihez érkezett vendég. Megkapják az előzetesen kitöltött vendégadatokat, majd az adatok ellenőrzését követően útbaigazítják a vendéget. Az adott cégnél a meghívó fél azonnali értesítést kap mobilon és email-ben vendége érkezéséről. A vendég felmegy az céghez, és az ott elhelyezett QR kód olvasó használatával belép a céghez.
A találkozó ezzel létre is jött, hiszen a vendéget ekkor már a cég előterében várja a meghívó fél.
Érdemes ugyanakkor azt is megnézni, hogy a vendégérkeztetésen túl milyen más típusú feladatok ellátása tartozhat bele még a recepciós feladatkörébe. Ezek közül, melyek szervezhetők ki, vagy éppen megoldhatók valamiyen szoftveres alkalmazással.
- A recepciós egyik legfontosabb feladata, fogadja a vendégeket. A vendégérkeztető rendszer alkalmazásakor a tableten megjelenő üdvözlet, majd a meghívó fél a személyes találkozáskor végzi ezt el. A recepciósnak megszűnik a közvetítő szerepe a meghívó és a meghívott között.
- Nincs szükség a vendég útba igazítására és felkisérésére, ha hiszen a meghívó az applikáció segítségével értesül arról, hogy a vendége megérkezett az irodaházba.
- A kávét, a frissítőt maga a vendéglátó is szervírozhatja a megbeszélések során.
- Bejövő telefonhívások fogadásának, és továbbításának feladata sem terheli többé a recepcióst, sok cégnél ugyanis már csak központi email címet adnak meg, ha valaki érdeklődik. Ha mégis van központi szám, akkor a feladat kiosztható egy fiatalabb kollégának. Más helyeken megadják névvel, email címmel és telefonszámmal, hogy a különböző témákban kit lehet keresni.
- Gyakorlatilag meg is szüntethető a recepciós pult. Maximum egy érkező sarkot érdemes kialakítani, ahol azért egy táblával szükséges jelezni, hogy a vendégek szíveskedjenek ott várakozni, amíg vendéglátójuk meg nem érkezik.
- Érdemes a céggel kapcsolatos alapvető információkat elérhetővé tenni a cég honlapján a gyakori kérdések menüpontjában, illetve a tájékoztatókban. Egy cégnek mindenképpen arra érdemes törekednie, hogy minél kevesebb alapvető kérdést kelljen megválaszolni a személyes találkozás során.
- A napi levelek fogadása, rendezése és szétosztása, kézbesítése egyáltalán nem egy olyan feladat, amit szükségképpen a recepciósnak kellene elvégeznie, mindez nyugodtan átadható egy pénzügyön dolgozó kollégának vagy az irodavezetőknek. Főleg annak fényében, hogy az elektronikus aláírásoknak köszönhetően egyre kevesebb a nyomtatott, postai úton érkező dokumentum. A csomagok átvételét, ha nincs irodavezető, rábízhatjuk a fiatalabb kollégákra.
A legtöbb irodában a beléptetés már kártyával történik, de még ebben az esetben is szükséges lehet a recepciós személyére, aki kiadja, majd távozáskor visszaveszi a kártyát. De ennél ma már jóval biztonságosabb a mobiltelefonos beléptetés. Itt a munkavállalónak először fel kell oldania a telefonját, majd az ajtónyitó olvasó felé tartva azt, a telefonjával tud belépni.
- Az irodaszerek igénylése is már megoldható szoftveresen egy irodaszer nyilvántartó rendszer segítségével, tehát a recepciós személyes részvétele ebben is feleslegessé válik. Az irodaszerek vételezését és kiadását rá lehet bízni egy kollégára, aki felvezeti a rendszerbe a kiadott irodaszereket. A rendszer pedig arra is képes, hogy automatikus újra rendelje mindazt, amiről érzékeli, hogy kifogyóban van.
- Manapság már nincs arra szükség, hogy bárki helyettünk megoldja az időbeosztásunkat, a találkozók, munkamegbeszélések, egyéb alkalmak ütemezését már mindenki saját maga könnyedén elvégezheti. Sőt, a legtöbb online naptár segít abban, hogy sokkal gyorsabban megtaláljuk több szereplő esetén a mindenki számára ideális időpontot.
- A tárgyalófoglaló szoftverekkel, azok alkalmazásával sincs szükség plusz személyre ennek a feladatnak a megoldásához. Mindenki saját maga intézheti foglalásokat, sőt, a legtöbb tárgyalófoglaló szoftver már irodaasztal-foglaló rendszerként is működik. A hibrid munkavégzésnél ez fontos lehet, az irodaméret optimalizálásával ugyanis jelentős költségek takaríthatók meg.
- Arra sincs manapság szükség, hogy valaki szervezze az utazásainkat, foglaljon nekünk szállást, hiszen le lehet szerződni egy külsős utazási irodával is erre a feladatra.
- Az irodai költségekről és kiadásokról a naprakész nyilvántartást manapság már egy egyszerű szoftver is képes elvégezni. A kávé, az üdítő, és a ropogtatni valók beszerzése és költségeinek nyilvántartása a pénzügy vagy az irodavezető feladata is lehet havonta egyszer.
- Régebben a recepciós kötelességei közé tartozott a fénymásolás, vagy a faxolás, ezek a feladatok azonban a digitalizáció következtében szerencsére egyre inkább eltűnőbben vannak.
Az irodák esetében általában a munkaerő költsége jelenti a legnagyobb tételt a kiadások sorában. Ha csupán egyetlen alkalmazottal is kevesebbel számolunk, már azzal is jelentős megtakarítást érhetünk el a cég számára. Emellett további jelentős költségmegtakarítás érhető el az irodaméret optimalizálásával is.
Nagyobb cégek esetében a beléptetés általában valamilyen előcsarnokban történik, és bármilyen tágas is egy ilyen hely, a pult, a recepciós ülőalkalmatossága, egyáltalán a fogadóhelyiség kialakítása (kanapék, dohányzóasztalok) komoly területet foglalhat el. Az egyterű irodák esetében a fogadócsarnokok gyakorlatilag okafogyottak, a közös irodatérbe integrálhatók a recepciós funkciók is.
Természetesen a recepciós kiváltása nem csak irodaházakban működik, hanem saját telephellyel rendelkező cégeknél ajánlott az alkalmazása. Gyakorlatilag ma már minden adott ahhoz, hogy egy kis szervezéssel és a modern irodai szoftverek alkalmazással optimalizáljuk költségeinket és javítsuk a cég versenyképességét.
Ismerd meg az automatizát vendégérkeztetést
A fenti cikk az automatizált vendégérkeztetést kínáló TabLog Visitor szolgáltatás támogatásával jött létre. Ha tetszett a fenti téma, iratkozz fel a hírlevelünkre, hogy értesülhess a legújabb témákról, illetve ha felmerül bármilyen kérdésed, keress meg minket az alábbi elérhetőségen keresztül.
