A hibrid munkavégzés számos munkahelyi problémát hozott felszínre. Az egyik ilyen a késések és idő előtti távozások ügye, melyekre léteztek ugyan megoldások, de az új körülmények ezek újragondolását igényelték.
Már a járvány előtt is gyakran kellett a munkaadóknak olyan anomáliákkal megküzdeniük, mint a munkahelyi késések, és az idő előtti távozások ügye, és azt sem kérdéses, hogy ne próbáltak volna meg mind ezekre valamiféle intézményes megoldást találni.
Ezek a problémák – értelemszerűen – a távmunka körülményei során is fennállnak. Az úgynevezett munkaidő-, és jelenlét nyilvántartás megoldásért kiált olyan esetekben is, amikor valaki otthon indítja a munkanapját, és ott is végzi be (ugyanakkor ezt néha vegyíti egy kis bejárással).
A Kessler International most napvilágra került felmérése szerint például a munkavállalók mintegy 80 százaléka ismerte el, hogy viszonylag lazán kezeli a munka idejét (amibe a hanyag munkába járás, a hosszabb szünetek beiktatása és az idő előtti távozás egyaránt beleértendő).
Talán nem véletlen az sem, hogy a SelectHub által közzétett felmérés szerint a vizsgált cégek 57 százaléka tervezi új HR-szoftver beszerzést az elkövetkező 18 hónapban. A felmérésből azonban az is kiderült, hogy a cégvezetők többsége nincs tisztában azzal, már léteznek olyan megoldások, melyek a távmunka, vagy éppen a hibrid munkavégzés körülményei között képesek ellátni a pontos munkaidő-, és jelenlét nyilvántartás feladatait. Miközben az American Payroll Association által végzett felmérés szerint a megkérdezett szervezetek 65 százaléka nyilatkozott úgy, hogy automatizált rendszerrel gyűjtötte be már eddig is az idő-, és jelenléti adatokat, vagy éppen azt tervezi, hogy automatizált rendszerre vált hamarosan át.
Miféle előnyökkel is járhat az ilyen váltás?
- Pontosság: Az emberek hajlamosak a hibákra, még akkor is, ha ellátjuk őket támogató eszközökkel. Az automatizált jelenlét-kezelő rendszerek pontos időnyilvántartást biztosítanak.
- Gazdaságosság: A jelenléti menedzsment rendszerekkel ellenőrizhetők a költségek. Pénzt lehet megtakarítani azzal, hogy véget vetünk a pontatlan időjelentéseknek, a hiányzásoknak, a késéseknek, az idővel való visszaélésnek és a túlfizetésnek.
- Termelékenység / Hatékonyság: Értékes adminisztrációs időt szabadíthatunk fel egy automatizált rendszerrel, amely mindent megold az alkalmazottak óraszámának nyomon követésétől kezdve az adatok automatikus importálásáig a bérszámfejtő-rendszerbe. A megspórolt idő az adatok pontosságával kombinálva segíti az erőforrások optimalizálását, és ez megnövelheti a termelékenységet is.
- Láthatóság / Betekintés: Szükség van egy gyors pillanatképre? Néhány kattintással pontos jelentéseket lehet készíteni a ledolgozott órákról, hiányzásokról, túlórákról, mindez pedig javítja az átláthatóságot a szervezeten belül, és megkönnyítheti a bérszámfejtések, a távozások és a teljesítményértékelések munkafolyamatát.
- Rugalmasság: Az alkalmazottak manapság az irodából, otthonról vagy távoli helyekről dolgoznak. A jelenléti menedzsment rendszer lehetővé teszi a gazdasági szervezetek számára, hogy nyomon kövessék alkalmazottjaik idejét.
- Valós idejű követés: A felhőalapú jelenlétkezelés valós idejű nyomon követést tesz lehetővé.
- Biztonság: A legtöbb jelenlét-kezelő megoldás rendkívül biztonságos rendszerekre épül.
Ha ennyi előnnyel jár ezeknek a rendszereknek a bevezetése, akkor mégis miért ódzkodnak a munkaadók ennyire tőle?
A munkavállalók ugyanis nagy arányban tartanak attól, hogy a jelenlét-nyilvántartás bevezetése egy újabb lépés a totális munkahelyi ellenőrzés felé. A munkaadók egyik legfontosabb feladata, hogy eloszlassák ezeket a félelmeket, megvilágítsák a munkavállalóik felé, hogyan támogatja a bevezetendő rendszer a cég hosszútávú fennmaradását. Legtöbb esetben az új rendszer bevezetése nem annyira technika, technológiai kérdés, sokkal inkább kulturális természetű; a siker kulcsa a megfelelő változásmenedzsmentben rejlik.
A bevezetéssel kapcsolatos kommunikáció az alábbi 3 fő pillérre épül.
Kommunikáljuk céljainkat
Érdemes elmagyarázni a rendszer küldetését, azaz, hogy az időkövetés maga nem a cél. Ez csupán egy újabb eszköz bizonyos üzleti célok elérésére.
Magyarázzuk el az előnyöket
Az alkalmazottak jó része úgy gondolhatja, hogy az időkövetés egy újabb lépés a teljes munkahelyi felügyelet felé; ez további aggodalomra ad okot. Nyugtassuk meg csapatunkat, és ösztönözzük őket a pozitív gondolkodásra.
Sorakoztassunk fel érveket a rendszer mellett: javul a munkamennyiségek tervezhetősége, igazságosabbá válik a munkaterhelés, könnyedén nyomon követhető lesz a túlóra, és elkerülhetőek lesznek a kiégések.
Kérjünk visszajelzést alkalmazottainktól
A bevezetés korai szakaszában hibákra és hiányosságokra számíthatunk a dolgozók időbeosztásában. Tekintsük ezt felhívásnak a visszajelzések gyűjtésére. Ez egy nagyon fontos lépés, mert segít meglátni a lehetséges hibákat. A probléma ismeretében megtehetjük a szükséges módosításokat.
Az időkövető szoftverben az a jó, hogy valóban pozitív változásokat hozhat a cégben. Ez azonban nem mindig nyilvánvaló az alkalmazottak számára. Éppen ezért a vezetőnek fel kell készíteni őket erre a változásra.
Támogassuk csapatunkat: osszuk meg céljainkat, magyarázzuk el az előnyöket, egyszerűsítsük a felhasználói élményt és gyűjtsünk folyamatosan visszajelzéseket. Ez segít elkerülni majd a mindenképpen megjelenő stressz jelentős részét.
Ismerd meg a hibrid jelenlét-nyilvántartó rendszert
A fenti cikk a hibrid munkavégzést is támogató TabLog mobiltelefonos munkaidő-, és jelenlét nyilvántartás szolgáltatásának támogatásával jött létre. Ha tetszett a fenti téma, iratkozz fel a hírlevelünkre, hogy értesülhess a legújabb témákról, illetve ha felmerül bármilyen kérdésed, keress meg minket az alábbi elérhetőségen keresztül.